Boas Práticas

Compras e aquisições

Maio/Junho 2013

Carlos Alberto Trevisan

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Carlos Alberto Trevisan

No processo da qualidade, as compras e aquisições têm um capítulo à parte. As compras e aquisições devem ter dados que descrevam de modo claro o que estiver sendo pedido e, quando o que vem a seguir for aplicável, considerar:

a) Tipo, grau, classe ou outra forma precisa de identificação de bens, produtos ou serviços que estiverem sendo adquiridos;

b) Título ou outra identificação clara e edições aplicáveis de especificações, desenhos, requisitos de processos, instruções para inspeção e outros dados técnicos relevantes, inclusive os requisitos para a aprovação ou a qualificação de produtos, de procedimentos e de equipamentos de processo ou mesmo de pessoal;

c) Título, número e edição da norma do sistema da qualidade a ser aplicada;

d) O fornecedor deve analisar de modo crítico e aprovar os documentos de aquisição quanto à adequação dos requisitos especificados, antes da sua liberação.

As normas do sistema da qualidade devem conter: título, número e edição. Enquanto a adequação aos requisitos deve conter: verificação e aprovação.

Quando parte do item for fornecida pelo cliente tomador do produto final ou serviço, devem existir procedimentos para assegurar que esta seja aceitável, adequada ao propósito para o qual se destinar e segura. Se, por alguma razão, não for adequada, isto deverá ser registrado e o cliente, informado.

Pode-se citar como exemplo dessa situação uma lavanderia na qual os produtos são fornecidos pelo cliente. Outros exemplos são as atividades de reparos.

Uma das considerações mais importantes que deve ser feita em relação às compras e aquisições é o transtorno gerado para as empresas que negociam com seus fornecedores de forma verbal, realizando compras por telefone, sem haver um documento que demonstre o que efetivamente está sendo adquirido.

Deve-se determinar que, mesmo nas compras realizadas por telefone, seja obrigatória a emissão de documento que formalize a negociação. Esse documento, geralmente denominado “pedido de compra”, deve conter todas as informações comentadas nos itens anteriores, além das informações de caráter comercial e legal, e de todos os requisitos de qualidade exigidos para o produto que estiver sendo adquirido.

Pode-se considerar que a existência de especificações completas é requisito fundamental para que as aquisições cumpram com os objetivos do processo da qualidade.

Também deve ser reforçada a necessidade de que o fornecedor sempre tenha uma cópia atualizada da especificação do item. Esta deve incluir desenhos, esquemas e todas as características que possibilitem o perfeito conhecimento do que será fornecido.

Outra informação importante é que o cliente e o fornecedor devem dispor de metodologias analíticas similares para avaliar os itens. Isso vai possibilitar a obtenção de resultados analíticos compatíveis, evitando conflito entre os resultados devido ao uso de diferentes metodologias analíticas.

É necessário também levar em consideração a frequência com que o cliente e o fornecedor mantêm contato para esclarecer dúvidas, apresentar seus planos de expansão etc. Esses contatos devem ser constantes.

Outra consideração extremamente importante é a necessidade de que a implantação do processo da qualidade seja comunicada a todos os parceiros internos e externos, pois estes deverão adequar suas atividades focando a qualidade. O fornecedor que ainda não estiver engajado no processo deverá tomar providências para não correr o risco de ser descredenciado pelo cliente.

Lembre-se sempre que a qualidade de um produto ou serviço é resultante de vários fatores. Basta que um deles não tenha as características necessárias para atender aos requisitos da qualidade para que o resultado final não seja alcançado.



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