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3. Alterações em documentos e dados, e aquisições

Como parte da política da qualidade, alterações nos documentos e dados devem ser analisadas de modo crítico, e aprovadas pelos mesmos responsáveis pela sua primeira emissão ou cargos que atualmente equivalham àqueles, exceto quando houver definição em contrário.

Esses profissionais devem ter acesso a informações básicas pertinentes para subsidiar a análise crítica e a aprovação, quaisquer que sejam elas. Isso possibilitará uma correta avaliação do teor da alteração, não somente porque serão conhecidas suas características, mas principalmente porque haverá o conhecimento do impacto que a alteração que será implementada poderá causar.

Sempre que possível, é recomendável que a natureza das alterações seja identificada no documento ou em seus anexos. A natureza das alterações é relevante para a correta avaliação, pois, dependendo da causa ou das causas que tenham acarretado a alteração, análises mais específicas poderão ser necessárias antes de aprovar a alteração.

Cuidados especiais devem ser tomados no que se refere aos documentos controlados, como:

- Processo e os procedimentos para o controle dos dados e documentos
- Relação de documentos e das folhas de dados ou modo similar para a indexação dos documentos
- Relação das folhas de dados e documentos autorizados e de suas respectivas alterações
- Cronograma das análises dos documentos e das folhas de dados

O controle das alterações é um ponto-chave para comprovar a efetiva aplicação do sistema da qualidade, e deve ser executado sistemática e rigorosamente, para evitar que um documento não alterado continue a ser utilizado após a emissão da alteração.

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Aquisições

Em todas as aquisições, deve ser assegurada a qualidade dos insumos adquiridos.

Os requisitos para o fornecedor devem ser precisamente fixados, de modo claro e inequívoco, nos documentos de compra. Nestes, devem ser estabelecidas as especificações técnicas e todos os métodos de ensaio a serem atendidos.

A seleção dos fornecedores deve considerar a capacidade de fornecimento com qualidade, e essa capacidade deve ser comprovada.

Deve ser estipulada a entrega de documentos que atestem a qualidade dos insumos.

Deve ser estabelecido um conjunto de regras para o esclarecimento de eventuais dúvidas, e deve ocorrer a implantação, se necessário, de ações corretivas.

Quando houver a realização de testes de avaliação, por ocasião do recebimento das mercadorias adquiridas, os resultados deverão ser registrados no sistema da qualidade.

Devem ser estabelecidos procedimentos para a realização das aquisições.

Todos os itens consumidos e produzidos devem, obrigatoriamente, ter especificações claras, objetivas, completas e factíveis de serem cumpridas pelo fornecedor.

Deve-se ressaltar que a segurança em relação aos produtos não pode ser comprometida pelos itens e serviços adquiridos, por isso devem existir procedimentos para assegurar que:

- Riscos advindos de fornecedores incompetentes sejam minimizados

- Sejam mantidos registros de fornecedores qualificados

- Os fornecedores sejam informados de modo claro quanto aos requisitos de fornecimento
Deve-se considerar que os itens adquiridos geralmente representam parcela significativa do custo final do produto. Portanto, a qualidade destes produtos será diretamente proporcional à qualidade dos insumos neles incorporados.

Para concluir, é bom lembrar que os seguintes pontos devem ser sempre observados:

- Qual o critério de avaliação dos fornecedores
- Qual o critério de seleção dos fornecedores
- Qual o critério para a avaliação da capacidade e do desempenho do fornecedor
- Como são mantidos os controles e os registros dos fornecedores

É importante considerar que o conhecimento e a seleção dos fornecedores significam otimizar compras e, portanto, reduzir o custo final dos produtos.