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3. Política da Qualidade

Para a implantação efetiva do sistema da qualidade, devem ser preparados procedimentos e estes devem ser documentados em concordância com a política da qualidade.

A abrangência e o grau de detalhamento desses procedimentos que fazem parte do sistema da qualidade dependerão da complexidade do trabalho, dos métodos utilizados e das habilidades e do treinamento do pessoal envolvido na atividade – que são necessários.

Para assegurar que os produtos e serviços atendam às exigências do cliente, as atividades que podem afetar a qualidade final destes devem ser monitoradas. Essas atividades devem ser descritas na forma de manual de procedimentos e compor um retrato fiel de como as atividades serão executadas.

As descrições devem ser atualizadas regularmente, sempre que ocorrerem alterações.

O detalhamento que os procedimentos devem conter será realizado considerando-se: os métodos utilizados, as habilidades necessárias, os treinamentos realizados e as necessidades da supervisão.

O detalhamento excessivo não necessariamente redundará em maior controle da atividade, por isso sempre deve ser evitado.

Essas recomendações estão disponíveis nos documentos básicos do sistema da qualidade, que são: o manual da qualidade e os procedimentos de execução e verificação das atividades. O manual da qualidade indica “o quê” e os procedimentos descrevem “como”.

Já o planejamento da qualidade deve ser consistente, como todos os outros requisitos do sistema da qualidade, e deve ser documentado de modo adequado ao processo, como um todo.

Para desenvolver o planejamento, devem ser seguidos, basicamente, os seguintes passos:

1. Preparação dos planos da qualidade;
2. Identificação e obtenção de controles, processos, equipamentos, dispositivos, recursos e habilidades, necessários para atingir a qualidade requerida;
3. Obtenção da garantia da instalação de serviços associados, procedimentos de inspeção e documentação aplicável;
4. Atualização, quando for necessário, de técnicas de controle da qualidade, inspeções e ensaios, incluindo nova instrumentação;
5. Identificação de qualquer requisito de medição que envolva uma capacidade que exceda o estado da arte conhecido, o que deve ocorrer em tempo hábil para que se possa desenvolver a capacidade necessária;
6. Esclarecimento sobre padrões de estabilidade para todas as características e todos os requisitos;
7. Identificação e preparação dos registros da qualidade.

Antes de submeter uma proposta ou aceitar um contrato, a proposta deve ser analisada. É preciso certificar-se de que as necessidades do cliente estão adequadamente definidas e documentadas.

Se o objeto não estiver documentado por escrito, será necessário certificar-se de que esse foi perfeitamente entendido. Documentar por escrito, descrevendo todos os padrões de trabalho, é o modo mais adequado para atender a esse requisito da qualidade.

Quaisquer requisitos que divirjam desses padrões devem notificados aos departamentos competentes.
As adequações necessárias para atender a esses requisitos da qualidade são:

• Formalizar o procedimento do produto e ou serviço;
• Conhecer os responsáveis pelo produto e ou serviço por meio de interfaces e comunicação;
• Documentar as necessidades;
• Entrar em acordo em relação aos requisitos divergentes;
• Ter capacidade de atender às demandas; e
• Fazer o registro das análises críticas.

Os documentos controlados devem conter: processos e procedimentos de análise crítica, e especificações de produto ou serviço.

As interfaces técnicas e organizacionais entre os diferentes grupos que participam do processo devem ser definidas, e as informações necessárias devem ser documentadas, transmitidas e analisadas criticamente e com regularidade.

Os documentos e dados devem ser analisados criticamente e aprovados, no que se refere à sua adequação, por pessoal autorizado, antes de sua emissão.

Deve ser estabelecida uma lista-mestre de procedimentos para o controle de documentos, identificando a situação da revisão atual de cada um deles. A lista deve estar prontamente disponível, a fim de evitar o uso de documentos não válidos e obsoletos.

O controle de documentos deve assegurar que:

• As emissões dos documentos estejam disponíveis em todos os locais onde são executadas as operações essenciais para o funcionamento efetivo do sistema da qualidade;
• Os documentos não válidos e ou obsoletos sejam prontamente removidos de todos os pontos de emissão ou de uso; e
• Todos os documentos obsoletos que devam ser retidos por motivos legais e/ou para a preservação do conhecimento sejam adequadamente identificados.

Na política da qualidade, a documentação de procedimentos é fundamental para a perfeita implementação dessa política, além de ser servir como registro histórico de sua evolução.