Boas Práticas

Elaboração de documentos

Março/Abril 2012

Carlos Alberto Trevisan

colunistas@tecnopress-editora.com.br

Carlos Alberto Trevisan

A implantação do processo da qualidade deve – de modo preventivo – considerar quais os recursos e qual a forma de sua disponibilização. Isso inclui a designação do pessoal capacitado para as atividades de implantação em si, como também para as atividades de avaliação, inclusive as auditorias internas da qualidade.
Devem ser determinados os meios e o pessoal. As atividades devem ser realizadas por profissionais autônomos, tanto na análise dos projetos como nas auditorias de sistemas, processos e produtos.
Devem ser avaliadas as necessidades tanto de materiais como de máquinas, equipamentos etc., e as necessidades de recursos humanos no que diz respeito ao número de profissionais e ao nível de treinamento requerido para a execução das atividades. Nessa etapa é fundamental a participação da área de recursos humanos em conjunto com os gestores das demais áreas da empresa.
A forma (documento) por meio da qual se comunica a equipe sobre “quem faz o quê” deve ser definida do modo mais objetivo possível. Esse documento deve conter apenas as responsabilidades-chave, não necessariamente precisa ser um job description.
Deve sempre ser considerada a situação atual da empresa, mas com a necessária flexibilidade para acompanhar seu crescimento no futuro.
Na implantação do processo da qualidade, a administração da empresa deve designar um representante, que, independentemente de outras responsabilidades, terá autoridade definida para:
- Assegurar as condições para implantar o sistema da qualidade, e, na finalização do processo, garantir a sua permanência.
- Relatar o desempenho do sistema da qualidade para que a administração da empresa faça uma análise crítica que resulte na melhoria do processo.
- Responsabilizar-se pela efetiva implementação do processo.
A atividade desse representante deve estar formalizada no organograma da empresa.
A análise efetuada pela administração deve considerar criticamente o sistema da qualidade em intervalos definidos, em número suficiente para garantir a adequação contínua aos princípios estabelecidos pela política e pelos objetivos da qualidade. Para isso deve-se estabelecer: intervalos adequados; assegurar a sua adequação desta análise ao sistema de garantia da qualidade; assegurar a eficácia do sistema de garantia da qualidade; avaliar os resultados da auditoria; e emitir a documentação.
Periodicamente, deverá ser realizada a análise crítica da política da qualidade e do sistema da qualidade, assegurando a satisfação das expectativas intrínsecas e extrínsecas dos clientes.
A análise em geral, no que se refere à eficácia do sistema, é realizada anualmente com a participação de todos os gestores da empresa.
A base dessa análise são os relatórios de auditoria internas realizadas no período e os relatórios da evolução positiva ou negativa das não conformidades, pois estas indicam se o sistema implantado é ou não eficiente e se está sendo cumprido. Podem também ser considerados relatórios de reclamações, devoluções etc.
A metodologia dessa análise deve estar formalizada no manual da qualidade ou em procedimento específico, sendo que os resultados (relatórios ou atas de reunião), com o respectivo acompanhamento das ações, são úteis para aprimorar a implantação e para eliminar as não conformidades e/ou comprovar melhorias obtidas.
Nessa metodologia deve-se considerar, por exemplo:
- Quem garante que o produto ou serviço vendido é o que será entregue?
- Quem garante que o sistema da qualidade está sendo adequadamente administrado?
Devem ser respondidas estas questões:
- A empresa está oferecendo aos clientes aquilo que eles desejam?
- A política da qualidade da empresa precisa ser alterada?
- O monitoramento do sistema da qualidade está funcionando adequadamente?
- Existe melhor alternativa para adequar o sistema?
- As reclamações dos clientes, o nível de rejeições, o retrabalho ou outras anotações indicam a necessidade de alterações?
- Quais alterações serão necessárias, quem as fará e quando?
O processo da qualidade deve estar plenamente documentado e registrado. Os documentos controlados devem necessariamente conter as seguintes informações:
- Objetivos e compromissos com a qualidade, como parte da política da administração.
- Definição de responsabilidades, da autoridade e das inter-relações dos colaboradores envolvidos com a qualidade.
- As atividades internas de verificação.
- Processos e procedimentos de análise crítica da administração.
As análises críticas da alta da administração – atestando a adequabilidade e a eficácia do sistema – e as ações corretivas e/ou melhorias adotadas devem fazer parte dos registros da qualidade.
A instituição deve compreender e visualizar a garantia da qualidade como forma de pensamento (filosofia). A qualidade engloba todas as fases e atividades da empresa.



Outros Colunistas:

Deixe seu comentário

código captcha

Seja o Primeiro a comentar

Novos Produtos