1. Home
2. Colunistas
3. Qualidade da comunicação nas BPF e C

Da nossa experiência na implantação do processo de Boas Práticas de Fabricação (BPF e C), por inúmeras vezes, nos defrontamos com dificuldades em obter o efetivo comprometimento dos colaboradores das empresas nessa tarefa.

Das várias hipóteses que formulamos para essa resistência, a que mais se mostrou responsável por esse não comprometimento foi a da comunicação.

A comunicação quando realizada por meios e formas adequadas tem impacto favorável no comprometimento dos colaboradores. Mas ao ser operada com qualidade, a comunicação atende aos anseios e as necessidades do colaborador. Uma vez que ao recebê-la, pelo teor da comunicação, o colaborador estabelece a natureza e define a sua extensão.

Uma grande não conformidade ocorre quando a comunicação é realizada fora da ocasião adequada, quando antecipada ou atrasada. A prática mostra que quando antecipada, a comunicação, muitas vezes, ao invés de auxiliar cria dificuldades para o colaborador que ao recebê-la, necessita prover uma área para armazená-la para sua recuperação posterior.

Outra não conformidade da comunicação é a sua disponibilização em quantidade e teor, relativamente, superior e excessivo ao solicitado. Ao afogar o colaborador com informações não solicitadas, o benefício esperado pode se transformar em motivo para seu desinteresse, pela impossibilidade de assimilação e utilizá-la na sua plenitude. Assim, disponibilizar a informação na medida correta e no momento exato deve decorrer das necessidades do colaborador.

Uma das formas que, acreditamos, poderá auxiliar a minimizar as dificuldades na comunicação é conseguir esclarecimentos junto ao usuário, tais como:

- Qual informação é necessária?

- Qual a fonte emissora dessa informação?

- Qual a melhor época para recebê-la?

- De que modo essa informação deve ser fornecida?

- Para onde deve ser enviada?

- Qual a finalidade dessa informação?

Para que tais questionamentos sejam atendidos é fundamental a existência na empresa de um Sistema de Comunicação.

O Sistema de Comunicação é um conjunto de procedimentos e de métodos que atendem às necessidades dos colaboradores.

Este sistema é efetivo quando:

- For mantido durante todo o tempo em condições de atender às necessidades de cada colaborador,

- Evoluir para atender as novas necessidades dos colaboradores,

- Registrar as diferenças encontradas e as atividades desenvolvidas para solucioná-las (rastreabilidade),

- Fornecer ao colaborador, com segurança, a comunicação no tempo adequado e qualidade desejada,

- Mantiver a comunicação atualizada,

- Avaliar, com periodicidade adequada, a qualidade da comunicação e os dados que a produz.

Devemos ressaltar que como qualquer processo da qualidade, o da comunicação necessita de manual de procedimentos e atividades.

A avaliação do sistema pode ser feita entre o descrito no manual e o efetivamente executado.

Devemos também considerar que a comunicação é o suporte dos processos da Qualidade e, portanto, é um processo laborioso que necessita ser aprendido.

De modo geral, a comunicação não é automática, não flui de forma natural, não tem características de facilidade, não tem resultados garantidos. Para que isso ocorra, é necessário que a percepção de facilidade e naturalidade da comunicação ocorra sem necessidade de mensurar a compreensão da mensagem e também como decorrência do seu envolvimento automático no processo.