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3. Estoque de embalagens, sempre falta espaço

Não conheço nenhuma empresa de cosméticos que esteja confortável com o espaço disponível para suas embalagens.

Na maioria, além de ter que estocar uma quantidade superior às suas necessidades (à espera daquela venda surpreendente), não consegue se livrar dos obsoletos, dos resultados de lançamentos frustrados e daquela negociação onde o fornecedor, nada parceiro, o convenceu a receber a previsão/programação quase do ano inteiro.

É interessante notar que com o estoque entupido, a empresa ainda deixa de vender por falta de embalagens. Isto é fato, se considerarmos que de nada adianta ter todos os componentes de embalagem de um batom no estoque se falta aquela etiquetinha de fundo, que é um item C na curva de custo. Mas, onde está o problema? Onde as empresas erram? O que fazer para minimizar essa situação tão comum?

Antes de ir para as respostas, vale lembrar que, quando se trata de matérias-primas, a maioria dos fornecedores as possuem em seus estoques para entrega rápida, ou até imediata, exceto quando se trata de uma fragrância, um ativo exclusivo etc. Vale lembrar também que o custo da embalagem em um produto é normalmente maior do que o das matérias-primas. E, por fim, diferente das matérias-primas, boa parte dos componentes de embalagem de um produto são exclusivos, como, por exemplo, o rótulo, o cartucho, a caixa de embarque, as gravações de frasco e outros itens.

Em resumo, se boa parte das matérias-primas estão disponíveis de imediato, isso não acontece com as embalagens.

Outro fator que colabora para esse quadro é o volume que cada componente de embalagem ocupa no estoque.

Na verdade, se as empresas forem avaliar detalhadamente o que é componente de embalagem ativo com giro no estoque vai perceber que estoca muita coisa que não usa.

Em geral, este fato é resultado de uma previsão de vendas de lançamentos que não aconteceram conforme o esperado; de produtos que saíram de linha, mas que não se teve a devida preocupação e cuidado de antes zerar as embalagens envolvidas nesses produtos ou, o que é ainda pior, erro no planejamento. Também o receio de faltar embalagens acaba fazendo as empresas “reforçarem” seus estoques, necessitando de cada vez mais espaço.

Existem algumas soluções para minimizar esse problema. Uma delas é trabalhar com fornecedores-parceiros nos lançamentos, ou seja, aqueles que fazem quantidades menores e tenham competência e capacidade para repor o estoque em curto espaço de tempo, atendendo à necessidade do cliente. Outra seria manter um maior envolvimento do setor de Marketing, no que diz respeito à quantidade de itens de embalagem envolvidos em um produto, ou seja, ter a cabeça no Marketing, na inovação, na venda, no consumidor, mas não esquecer nunca da fábrica.

Inventários mais constantes no estoque de embalagens acabam mostrando para a empresa a falta de giro de determinados itens e a necessidade de providências nesse sentido. Assim, seria importante realizar uma programação de entrega negociada e revista mês a mês com o fornecedor, principalmente nos itens A.
De todas as soluções, a que efetivamente vai reduzir consideravelmente a necessidade de espaço para estocar embalagens é a implantação de um sistema “kanbam”, junto aos fornecedores.

Esse sistema pode parecer complexo, mas é extremamente simples e fácil de ser implantado, bastando efetuar a contratação de um consultor que conheça e entenda o processo. O kanbam (do japonês, cartão) é um sistema visual que trabalha com estoque mínimo necessário, onde o fornecedor-parceiro repõe um pedido programado de acordo com a necessidade do cliente que, por sua vez, sinaliza antes com o envio de cartão verde, depois amarelo e, por último, o vermelho, que significa urgência.

Para melhor entender esse sistema, poderemos abordá-lo com mais detalhes nas próximas edições, pois a intenção aqui era de apenas levantar o problema de logística com as embalagens e alertar para a necessidade de um trabalho de melhoria constante neste setor da fábrica.

Em resumo, o espaço para armazenar embalagens é sempre muito maior do que o espaço para armazenar matérias-primas porque, na maioria, dela se “armazena ar” (frascos, potes etc.); não se confia nos fornecedores; não existe uma logística adequada considerando a curva ABC de venda do produto; não se observa a obsolescência desses componentes e também não se dá a devida importância para o controle do que existe no estoque e do que, efetivamente, é um item ativo e de giro.

É preciso dar valor ao que é importante e pesa mais no custo do produto.