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O Manual da Qualidade (MQ) é exclusivo para cada organização. É permitida a flexibilidade na definição de sua estrutura, seu formato, seu conteúdo ou seu método de apresentação, para a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) para todos os tipos de organização.
Uma pequena organização pode julgar apropriado incluir a descrição de todo seu SGQ em um único manual, incluindo todos os procedimentos documentados. Grandes organizações ou multinacionais normalmente precisam de vários manuais, nos níveis global, regional ou nacional, e uma hierarquia de documentação mais complexa. Recomenda-se que o MQ inclua o escopo do SGQ, detalhes e justificativas para quaisquer exclusões, procedimentos documentados ou referência a estes, e descrições dos processos do SGQ e suas interações.
Recomenda-se que informações sobre a organização, como nome, local e a forma da comunicação, sejam incluídas no MQ. Também podem ser incluídas outras informações, como tipos de negócio e uma breve descrição da experiência, da história e do tamanho da organização.
Título e escopo: Recomenda-se que o título e/ou escopo do MQ defina a organização à qual o manual se aplica.
Recomenda-se que o manual contenha referências a normas específicas do SGQ, nas quais o sistema esteja baseado.
Sumário: Recomenda-se que o sumário do MQ liste os números e títulos de cada seção e sua localização.
Análise crítica, aprovação e revisão: Recomenda-se que estejam claramente indicadas, no manual, as evidências de análise crítica, aprovação, status e data da revisão do manual.
Onde for aplicável, recomenda-se que a natureza das alterações seja identificada no documento ou em anexos apropriados.
Política e objetivos da qualidade: Quando a organização optar por incluir a política da qualidade no MQ, pode ser incluída uma declaração descritiva dessa política e dos objetivos para a qualidade. As metas da qualidade vigentes para alcançar esses objetivos podem ser especificadas em outra parte da documentação do SGQ, como for determinado pela organização.
Recomenda-se que a política da qualidade inclua os compromissos de cumprir os requisitos e melhorar continuamente a eficácia do SGQ.
Os objetivos geralmente advêm da política da qualidade da organização e devem ser alcançados. Quando os objetivos são quantificados, tornam-se metas e são mensuráveis.
Organização, responsabilidade e autoridade: Recomenda-se que o MQ forneça uma descrição da estrutura da organização.
Responsabilidades, autoridades e inter-relações podem ser indicadas em meios como organogramas, fluxogramas e/ou descrições de tarefas. Essas descrições podem ser incluídas ou mencionadas no MQ.
Referências: recomenda-se que o MQ contenha uma lista de documentos referenciados, mas não incluídos no manual.
Descrição do SGQ: recomenda-se que o MQ forneça uma descrição do SGQ e de sua implementação na organização. Também é recomendável que sejam incluídos, no MQ, as descrições dos processos e suas interações, além de procedimentos documentados ou referências a estes.
Indica-se que a organização documente seu SGQ específico, seguindo a sequência do fluxo de processos ou a da estrutura da norma selecionada ou de qualquer sequência apropriada à organização. Podem ser úteis as referências cruzadas entre a norma selecionada e o MQ.
Recomenda-se que o MQ reflita os métodos utilizados pela organização para cumprir sua política e seus objetivos.
Apêndices: podem ser incluídos apêndices que contenham informações de suporte ao manual.