1. Home
2. Colunistas
3. Cadastro de matérias-primas

A elaboração e a manutenção de um cadastro padronizado de matérias-primas é absolutamente indispensável. Pouco se fala sobre cadastro de matérias-primas, por isso vamos definir bem o que é isso. Cadastro de matérias-primas é o conjunto de informações referentes a esses materiais. Todo o setor de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) deve ter, obrigatoriamente, uma gama de informações dos ingredientes utilizados. Por motivos operacionais e lógicos, essas informações devem estar distribuídas em campos específicos, como um formulário. Essa “setorização” de informações é indispensável e estratégica. São informações essenciais do cadastro de matérias-primas:

- Descrição

- Código

- Nomenclatura INCI e referência oficial

- Teor de ativo e diluente

- Função principal

- Especificações

- Literatura técnica

- Custo

- Fornecedores aprovados

- Anotações e observações

Se o cadastro de matérias-primas estiver incompleto ou incorreto, prepare-se: inúmeros problemas vão aparecer.

Descrição - apesar de esta ser uma anotação óbvia e obrigatória, é fundamental que esteja padronizada sua forma de preenchimento, eliminando dúvidas e confusões.

Uma das dúvidas mais recorrentes é como fazer a descrição: deve-se colocar o nome químico ou o nome comercial? As duas maneiras podem ser usadas, mas deve ser observado que, quando for usado o nome comercial, os dados e a referência serão especificamente referentes àquele material. É errado utilizar uma marca comercial no cadastro e usar o produto de outro fornecedor na hora de preparar uma amostra. Essa “interpretação” pode causar erros na bancada. Ao se utilizar o nome químico, a descrição torna-se mais abrangente, pois podem ser listados como itens internos os nomes comerciais utilizados ou aprovados por vários fornecedores. Temos de lembrar que os itens relacionados a uma mesma descrição devem ser idênticos e compatíveis com as especificações estabelecidas para ele.

Vamos aos exemplos práticos. Ao se cadastrar cloreto de cetrimônio, devem ser separados, em registros diferentes, o com teor de ativo de 25% do com teor de 50%, porque são produtos diferentes. Mas há casos em que a diferença é sutil e pode enganar os técnicos. Isso pode acontecer quando existe registro de lauril éter sulfato de sódio com teor de ativo 26-28% em seu cadastro, e você recebe uma amostra de um lauril éter sulfato de sódio a 26-28%, porém com perfil de especificação diferente (como teor de íons). Nesse caso, um novo registro no cadastro deve ser criado. O caso de blends é diferente, porque existem alguns tão diferenciados que é praticamente obrigatório usar o nome comercial.

Outra regra importante é a forma de escrever e o uso de abreviações. Em informática, “cloreto de cetrimônio” é diferente de “cloreto de cetrimonio” (sem acento) e de “clor. de cetrimônio” (abreviado). Isso é denominado de integridade referencial, e, como a informática vai chegar mais cedo ou mais tarde, é fundamental padronizar a forma de escrever o nome do ingrediente, especificando a acentuação e, se forem adotadas, as abreviações. Às vezes, é interessante anotar o teor de ativo na descrição, para diferenciar quando há o cadastramento de um mesmo ingrediente com teor de ativo diferente.

Outra observação importante: jamais cadastre uma matéria-prima com a mesma denominação de um grupo de materiais. Portanto, é absolutamente errado e inadequado cadastrar cloreto de cetrimônio como “quaternário de amônio”.

A adoção da nomenclatura INCI pela Anvisa foi um passo importante na padronização da forma de cadastramento, porém essa descrição deve ter caráter complementar. Designar como descrição principal de uma matéria-prima sua denominação INCI pode gerar problemas, como no caso de blends. Lembre-se sempre de conferir o INCI Name quando for cadastrar um novo material. Além de ser uma obrigação regulatória, com recursos da informática será possível “linkar” uma descrição com o INCI Name, seja uma substância simples, seja um blend. Esse recurso, quando é bem empregado, elimina muitas tarefas e muitos erros.

Então podemos resumir os seguintes critérios para denominar as matérias-primas:

1. Se usarmos o nome comercial na descrição, a amostra deve ser única e exclusivamente do material descrito

2. Se usarmos nomes químicos ou comuns, todos os itens incluídos nessa descrição devem enquadrar-se em suas especificações

3. Padronize o uso de acentuação e abreviações

4. Jamais designe um material com a denominação do grupo a que este pertence

5. Ao registrar um novo material em seu cadastro, confira cuidadosamente o INCI Name. Utilize essa descrição como complementar.