Gesto em P&D

Cadastro de matérias-primas

Maio/Junho 2011

Wallace Magalhães

colunistas@tecnopress-editora.com.br

Wallace Magalhães

A elaborao e a manuteno de um cadastro padronizado de matrias-primas absolutamente indispensvel. Pouco se fala sobre cadastro de matrias-primas, por isso vamos definir bem o que isso. Cadastro de matrias-primas o conjunto de informaes referentes a esses materiais. Todo o setor de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) deve ter, obrigatoriamente, uma gama de informaes dos ingredientes utilizados. Por motivos operacionais e lgicos, essas informaes devem estar distribudas em campos especficos, como um formulrio. Essa setorizao de informaes indispensvel e estratgica. So informaes essenciais do cadastro de matrias-primas:

- Descrio

- Cdigo

- Nomenclatura INCI e referncia oficial

- Teor de ativo e diluente

- Funo principal

- Especificaes

- Literatura tcnica

- Custo

- Fornecedores aprovados

- Anotaes e observaes

Se o cadastro de matrias-primas estiver incompleto ou incorreto, prepare-se: inmeros problemas vo aparecer.

Descrio - apesar de esta ser uma anotao bvia e obrigatria, fundamental que esteja padronizada sua forma de preenchimento, eliminando dvidas e confuses.

Uma das dvidas mais recorrentes como fazer a descrio: deve-se colocar o nome qumico ou o nome comercial? As duas maneiras podem ser usadas, mas deve ser observado que, quando for usado o nome comercial, os dados e a referncia sero especificamente referentes quele material. errado utilizar uma marca comercial no cadastro e usar o produto de outro fornecedor na hora de preparar uma amostra. Essa interpretao pode causar erros na bancada. Ao se utilizar o nome qumico, a descrio torna-se mais abrangente, pois podem ser listados como itens internos os nomes comerciais utilizados ou aprovados por vrios fornecedores. Temos de lembrar que os itens relacionados a uma mesma descrio devem ser idnticos e compatveis com as especificaes estabelecidas para ele.

Vamos aos exemplos prticos. Ao se cadastrar cloreto de cetrimnio, devem ser separados, em registros diferentes, o com teor de ativo de 25% do com teor de 50%, porque so produtos diferentes. Mas h casos em que a diferena sutil e pode enganar os tcnicos. Isso pode acontecer quando existe registro de lauril ter sulfato de sdio com teor de ativo 26-28% em seu cadastro, e voc recebe uma amostra de um lauril ter sulfato de sdio a 26-28%, porm com perfil de especificao diferente (como teor de ons). Nesse caso, um novo registro no cadastro deve ser criado. O caso de blends diferente, porque existem alguns to diferenciados que praticamente obrigatrio usar o nome comercial.

Outra regra importante a forma de escrever e o uso de abreviaes. Em informtica, cloreto de cetrimnio diferente de cloreto de cetrimonio (sem acento) e de clor. de cetrimnio (abreviado). Isso denominado de integridade referencial, e, como a informtica vai chegar mais cedo ou mais tarde, fundamental padronizar a forma de escrever o nome do ingrediente, especificando a acentuao e, se forem adotadas, as abreviaes. s vezes, interessante anotar o teor de ativo na descrio, para diferenciar quando h o cadastramento de um mesmo ingrediente com teor de ativo diferente.

Outra observao importante: jamais cadastre uma matria-prima com a mesma denominao de um grupo de materiais. Portanto, absolutamente errado e inadequado cadastrar cloreto de cetrimnio como quaternrio de amnio.

A adoo da nomenclatura INCI pela Anvisa foi um passo importante na padronizao da forma de cadastramento, porm essa descrio deve ter carter complementar. Designar como descrio principal de uma matria-prima sua denominao INCI pode gerar problemas, como no caso de blends. Lembre-se sempre de conferir o INCI Name quando for cadastrar um novo material. Alm de ser uma obrigao regulatria, com recursos da informtica ser possvel linkar uma descrio com o INCI Name, seja uma substncia simples, seja um blend. Esse recurso, quando bem empregado, elimina muitas tarefas e muitos erros.

Ento podemos resumir os seguintes critrios para denominar as matrias-primas:

1. Se usarmos o nome comercial na descrio, a amostra deve ser nica e exclusivamente do material descrito

2. Se usarmos nomes qumicos ou comuns, todos os itens includos nessa descrio devem enquadrar-se em suas especificaes

3. Padronize o uso de acentuao e abreviaes

4. Jamais designe um material com a denominao do grupo a que este pertence

5. Ao registrar um novo material em seu cadastro, confira cuidadosamente o INCI Name. Utilize essa descrio como complementar.



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