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Foi uma decepção quando, durante recente auditoria de qualificação de uma empresa, fui surpreendido pela existência de procedimentos e atividades que em nada reproduziam a realidade. Isso me motivou a tratar desse assunto nesta coluna.

Você leitor pode argumentar que, em geral, o que ocorre é isso mesmo - muitas empresas praticam atos diferente do que os descritos em seus procedimentos operacionais.

Embora eu concorde com essa afirmativa, devo esclarecer que, por ter se passado muito tempo da publicação da portaria nº 348/97 e da nº RDC 48/13, não considero aceitável que isso ainda aconteça.

Por que cito essa portaria e essa resolução?

Porque é de se supor que, decorridos tantos anos da publicação (da portaria, são mais de vinte), as empresas já estivessem seguindo o que foi estabelecido por essas regulações, mas, infelizmente, poucas empresas efetivamente se preocupam com essas obrigações legais.

É importante que sempre nos lembremos de um princípio básico da qualidade: “O que não se registrou, não aconteceu”.

Quando me refiro ao termo registro da informação, deve-se considerar que não basta registrar a informação, mas sim ter certeza absoluta de sua veracidade e exatidão.

Durante a auditoria a que me referi inicialmente, na etapa de conferência dos procedimentos em uso e das atividades realmente executadas pela empresa, verifiquei muitas não conformidades, entre as quais destaco:

- Divergência entre a capacidade real do equipamento e a capacidade especificada para o uso.

- Divergência entre o equipamento citado no procedimento e o equipamento que estava efetivamente sendo usado.

- Divergência entre as atividades descritas no procedimento e as que eram efetivamente praticadas.

- Divergência entre as informações constantes nos relatórios e as que realmente resultavam das atividades.

- Divergências entre os procedimentos de higiene e os que eram praticados pelos colaboradores.

- Desconhecimento, pelos gerentes, supervisores, encarregados etc., dos procedimentos que estavam em vigor e dos que deveriam ser seguidos pelos responsáveis por implantá-los.

- Desconhecimento, pelos membros do controle de qualidade, de suas efetivas responsabilidades, o que, muitas vezes, resultava devido a inexistência de procedimentos formais.

- Inexistência de especificações para a efetiva ação de controle de qualidade.

Repito que essas não conformidades eram apenas algumas das muitas encontradas durante minha auditoria.

Um fator que penso ser primordial para que essa situação seja aos poucos modificada para melhor é que as empresas contratantes de serviços passem a dar maior importância ao processo de qualificação.

Apenas para informar, nos últimos 25 processos de qualificação que realizei, apenas 6 foram aprovados. Os demais foram aprovados parcialmente, com reservas, ou foram simplesmente desqualificados.

Muitos poderão considerar que a metodologia da qualificação foi muito restritiva nesse caso, mas devo informar que os critérios adotados, como é recomendável, foram estabelecidos pelas empresas contratantes.

A razão desse alto índice de insucesso é o completo desconhecimento, pelas empresas, dos conceitos da qualidade em todos os seus níveis.

Grande parte das atividades nas organizações é executada sem que exista preocupação com a efetiva prática da qualidade, o que, em muitos casos, resulta do desconhecimento de seus princípios.

Existe um documento que informa sobre quais são os princípios da qualidade adotados pela empresa. Esse documento deveria ser fornecido aos novos contratados e até mesmo aos efetivos, e avaliado por eles. Essa falta é a principal causa que impossibilita a obtenção de produtos e serviços que atendam, com qualidade, as expectativas dos clientes, os quais são a razão da existência da empresa.