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21 de Novembro de 2017

Gestão em P&D

Matrizes formais em Cosmetologia

Setembro/Outubro 2017

Wallace Magalhães

Wallace Magalhães

colunistas@tecnopress-editora.com.br

No desenvolvimento do RTC - software para P&D e Assuntos Regulatórios -, foi necessário conciliar vários requisitos técnicos para organizar as informações, a fim de permitir seu processamento e arquivamento. Foi um trabalho árduo porque não existiam critérios e definições estabelecidos na literatura, ou seja, tivemos que criar. Recentemente, nas palestras que tenho feito, aproximo o assunto dos participantes com uma pergunta que deveria ter uma resposta imediata: “O que é uma formulação?”. E a resposta é um silêncio total. Mesmo com a conhecida difi culdade que as pessoas têm para responder a uma pergunta quando estão em público, este silêncio é sintomático porque todos deveriam ter a resposta na ponta da língua. E o silêncio se repete em perguntas igualmente simples como “o que é uma embalagem?” ou “o que é um produto?”. O que faltou a eles para que pudessem dar uma resposta imediata foi a não existência de uma matriz formal.

Mas o que são matrizes formais? Pois bem, me dei o direito de definir uma matriz formal como um gabarito que deve ser usado para orientar e simplificar a formação e a evolução de uma determinada coisa ou um processo organizado. Formulários padronizados, comumente usados, são matrizes formais concebidas para ordenar e simplificar o levantamento e o registro de dados. O que se propõe aqui é expandir esta lógica para se obter a melhor forma de gerar e manter o conhecimento desenvolvido pelo P&D.

Voltemos a falar de formulações. A expressão dos atributos de uma formulação como eficácia, segurança e estabilidade é diretamente dependente da composição, de um modo de preparação e de suas especificações. Assim sua matriz formal seria a representado no quadro abaixo.

E a resposta seria: formulação cosmética é um documento que contém a composição centesimal, o modo de preparação e as especificações de determinado produto. Esta noção distribui melhor a responsabilidade de desempenho nos três componentes - e não somente na composição.

A matriz representada no quadro, que podemos chamar de sintética, pode e deve dar origem a uma versão analítica, mais detalhada. A composição pode ser subdividida em quantitativa centesimal, composição em INCI Name, composição qualitativa. Da mesma maneira, a composição quantitativa centesimal pode ser subdividida em fase, ingrediente, quantidade e função do ingrediente. A especificação, em método de análise e valores esperados. Você pode pensar: “Isso vai ficar muito grande!”. Bem, não é a matriz que é grande. Uma formulação é que tem informações em vários níveis, muitos dos quais passíveis de serem negligenciados se não houver uma matriz preestabelecida forçando o seu reconhecimento. Mesmo grande, caberá em uma folha de papel. Imprima e afi xe na parede do laboratório.

De forma análoga, pode ser montada a matriz formal de embalagem com material (frasco, tampa, batoque etc.), suas especificações (peso, medidas etc.), o texto (com todas as informações como nome, modo de usar, dados do fabricante etc.) e a arte que abrange as figuras, as cores e a inserção do texto na peça final.

No contexto integrado de P&D e Assuntos Regulatórios, teremos uma matriz muito maior, mas que, ainda assim, pode caber em uma página de papel, desde que o nível de detalhamento e subdivisões seja complementado por outras matrizes. É o que chamamos de cadastro técnico. Uma linha com 100 produtos pode gerar até 3 mil documentos interdependentes e obrigatórios só no dossiê de produtos (RDC 07/2015). Se não houver uma matriz para organizar e orientar a formação deste cadastro, a chance de erro ou perda de informações é muito alta. Informação perdida é prejuízo. Padronizar o alinhamento de informações para codificar o conhecimento, permite não só o seu compartilhamento racional - um dos pilares da inovação – mas também simplifica a montagem da documentação regulatória. Isto pode ter como consequência a transformação da área regulatória de operacional para estratégica. Um ganho enorme.

Matrizes formais têm que ser bem desenvolvidas. Um exemplo interessante é o organograma. É uma matriz formal, item obrigatório para obter o alvará sanitário e, em muitos casos, não contempla a realidade. Isto é um equívoco porque um “organograma verdadeiro” pode contribuir muito para a evolução e o aperfeiçoamento da estrutura e do funcionamento das empresas.

Uma matriz formal sintetiza informações, facilita a percepção do processo, simplifica e reduz trabalho, permite o compartilhamento do conhecimento e elimina erros. É uma imagem que fala mais que mil palavras.

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